Vous serez Rattaché à la Responsable Juridique Marchés et Achats, l’assistante administratif H/F accompagnera le service juridique et achats dans les différentes tâches administratives.

Missions : 

• Prendre en charge tous les aspects administratifs du service

• Permettre de sécuriser les actes relatifs à la notification des marchés 

• Apporter tout conseil opportun dans son périmètre.

• Assister la responsable du service dans la gestion administrative de son activité.

• Suivi du circuit de signature sur You sign

Ces missions se déclineront notamment en les tâches suivantes :

• Rédaction des lettres de rejet et des lettres de notification

• Réponses aux courriers de réclamations aux candidats évincés

• Assister le service dans l’analyse des candidatures

• Publication des données essentielles des marchés et des avis d’attribution sur le profil acheteur

• Mise en forme et assurer le circuit des avenants, fiche d’expression du besoin, des notes en lien avec les juristes

• Préparation de la Commission d'appel d'offres en lien avec l'équipe du pôle marchés publics

• Gestion des demandes d’attestations fiscales et sociales des titulaires via E-attestations

• Assurer le classement et l’archivage des marchés

• Rédaction des comptes rendus de réunion du service

• Assurer la gestion des retraits/dépôts d’offres des entreprises, gestion des questions/ réponses, demandes de compléments via le profil acheteur et remontée d’information auprès du service prescripteur

• Saisies et mises à jour d’informations dans le logiciel Achat OKAVEO. 

Cette liste n’est pas exhaustive.

Reporting :

‐ Il suit et alimente les tableaux d'activités en lien avec ses missions et peut être amené à en créer

- Il suit les indicateurs en lien avec ses missions 

‐ Il élabore et réalise le reporting de son activité.

Le candidat

• Titulaire à minima d'un BTS assistant administratif
• Une à trois années d'expérience dans un service marchés publics d'une collectivité ou établissement public ou à défaut dans un service marchés publics d'une entreprise privée
• Suivi des procédures et respect des délais
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques
• Bonne compréhension de la réglementation et de ses contraintes

Compétences techniques

• Maîtrise des logiciels et outils : OKAVEO logiciel achats, E-attestations

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